Quand un voyage nécessite-t-il une approbation ?
Selon la politique de voyage de votre entreprise, certaines options de voyage peuvent nécessiter une approbation avant que votre réservation puisse être confirmée, telles que :
Les vols au-dessus d'un certain prix ou une cabine spécifiques
Les hôtels ou tarifs de chambre hors politique
D'autres options de voyage qui ne respectent pas la politique de voyage de votre entreprise
Ou, toutes les réservations effectuées dans Melon (selon la configuration de votre entreprise)
Lorsque vous sélectionnez l'une de ces options, Melon mettra votre réservation en pause et enverra une demande à votre approbateur.
Pendant ce temps, votre réservation n'est pas entièrement confirmée et aucune charge n'est prélevée. Votre réservation reste en Attente d'Approbation jusqu'à ce que votre approbateur prenne une décision.
À noter : Les demandes d'approbation restent en attente pendant une durée limitée en fonction de la politique de votre entreprise ou de la compagnie aérienne. Si la demande n'est pas approuvée dans ce délai, la réservation pourrait être annulée.
Les statuts de réservation
Approbation en attente – Votre demande attend la décision de votre approbateur
Approuvée – Votre demande est approuvée et votre réservation est confirmée. Tout est prêt!
Refusée – Votre demande est refusée et votre réservation annulée. Il faut recommencer.
Réserver un voyage nécessitant une approbation
Réserver un voyage nécessitant une approbation est similaire à effectuer une réservation standard dans Melon. La principale différence est que vous devrez peut-être fournir une raison pour avoir choisi une option hors politique.
Étape 1 : Rechercher et sélectionner votre voyage
Commencez votre recherche comme d'habitude. Si vous sélectionnez une option nécessitant une approbation, vous verrez un message. Continuez avec l'option et soumettez-la pour approbation ou choisissez une option conforme à la politique.
Étape 2 : Finaliser la réservation et fournir une raison
Poursuivez la réservation normalement. Fournissez plus d'informations sur votre choix si demandé. Selon la configuration Melon de votre entreprise, vous pourriez voir :
• Un menu déroulant de raisons avec des options prédéfinies
• Un champ de note libre à l'approbateur où vous pouvez ajouter du contexte
Ces champs sont configurés par votre entreprise. Si vous ne voyez pas l'un ou l'autre de ces champs, votre entreprise a choisi de ne pas les inclure.
Étape 3 : Examiner la confirmation Approbation en attente
Après avoir réservé chaque segment (vol, hôtel, voiture), Melon affichera Approbation en attente, si une approbation est requise.
Depuis cette page, vous pouvez ajouter un autre segment ou passer à la finalisation de votre demande de réservation.
Étape 4 : Envoyer votre demande d'approbation
Une fois que vous avez terminé de réserver tous les segments de votre voyage, sélectionnez « J'ai fini de réserver pour l'instant » pour envoyer immédiatement la demande d'approbation à votre approbateur, ou Melon l'enverra automatiquement après 15 minutes.
Étape 5 : Attendre la décision
Votre approbateur examinera votre demande et vous recevrez un courriel lorsqu'elle sera approuvée ou refusée.
Vous pouvez également vérifier le statut de votre demande à tout moment dans Mes voyages.
Chaque segment indiquera s'il est en Attente d'Approbation, Approuvé ou Refusé. Ceci est particulièrement utile si votre voyage comprend plusieurs segments, car chacun peut avoir un statut différent.
Si approuvée ✓
Vous recevrez un courriel de confirmation. Rien d'autre à faire. Votre réservation est confirmée et votre itinéraire sera disponible dans Mes voyages. Vous recevrez votre confirmation de réservation par courriel.
Si refusée✗
Cette réservation sera annulée et vous recevrez un courriel avec la raison de votre approbateur vous informant que la réservation n'a pas été approuvée. Utilisez ces commentaires pour vous aider à choisir une option différente lors de votre prochaine recherche.
Astuce : Pour éviter d'attendre, choisissez une option conforme à la politique lorsque disponible.
Rappels rapides
✔ Approbation en attente = pas encore entièrement confirmée
✔ Pas encore entièrement confirmée = Aucun frais
✔ Cliquez sur « J'ai fini de réserver pour l'instant » pour accélérer le processus
✔ Chaque choix hors politique nécessite sa propre approbation
✔ Choisissez des options conformes à la politique pour réserver instantanément