Les invitations de voyage Melon vous permettent d’inviter des voyageurs externes, comme des candidats, des sous-traitants ou des conférenciers, à réserver leurs propres voyages tout en respectant votre politique de voyage. Vous gagnez ainsi un temps précieux et donnez à vos invités la liberté de choisir les options qui leur conviennent le mieux, tout en vous assurant un contrôle total sur les déplacements!
Envoyer une invitation de voyage
Vous pouvez accéder à vos invitations de voyage de deux façons, en fonction de votre niveau d’accès d’utilisateur:
Organisateurs de voyage : Allez dans le menu Hey! et cliquez sur Mes utilisateurs et invitations, puis sur Invitations de voyage.
Administrateurs : Allez dans le menu Hey! et cliquez sur Portail administrateur, sélectionnez l’onglet Utilisateurs puis cliquez sur Invitations de voyage.
Pour envoyer une nouvelle invitation, suivez ces étapes :
Cliquez sur Nouvelle inv. dans le coin supérieur droit.
Ajouter les informations de l’invité
Ajoutez le voyageur concerné en sélectionnant un invité existant (pour qui vous avez déjà réservé) ou en ajoutant les informations du nouveau voyageur.
Remplissez toutes les informations obligatoires, indiqués par une étoile:
Type d’invité
Champs de rapport (vous pouvez remplir vous-même ces champs ou cocher la case pour que votre invité les remplisse)
À noter : Ajoutez un message personnalisé, à l’attention de votre invité, qui apparaitra dans le courriel d'invitation Melon, pour lui transmettre facilement des informations complémentaires!
3. Cliquez sur Suivant pour définir la politique de voyage souhaitée.
Ajouter les détails et la politique du voyage
Décidez si le voyageur peut réserver des vols ou des hôtels ou les deux!
Pour chaque type de voyage, vous pouvez définir des paramètres de recherche précis :
Nombre de vols ou d’hôtels
Classe de service (vols uniquement)
Dates de voyage
Points de départ et d’arrivée
Limite de dépenses (déterminez si le voyageur doit suivre votre politique de voyage existante ou programmez sa propre politique personnalisée
À noter : Si vous optez pour que le voyageur suive votre politique de voyage
existante, et même si ces options sont configurées dans votre politique, la réservation de l’invité ne sera PAS envoyée pour approbation et aucune notification au gestionnaire ne sera envoyée.
En cliquant sur "Envoyer une invitation", le voyageur recevra un courriel contenant un lien d’accès à Melon qui lui permettra de réserver son voyage.
Attention! La politique de voyage du voyageur invité suivra la configuration de votre groupe Melon, si la langue par défaut du groupe auquel vous appartenez est configuré en anglais, l'inviation sera en anglais.
Votre administrateur Melon peut changer la langue à partir du portail admin.
Suivi des invitations de voyage
Localisez le voyageur avec les filtres en haut du tableau ou affinez votre sélection selon le statut de réservation, du Statut invité ou du Type invité.
Une fois que vous avez localisé le voyageur, cliquez n’importe où sur sa ligne pour ouvrir son invitation.
Besoin de mettre à jour l’invitation? Cliquez sur l’ellipse à droite et vous pourrez alors la modifier, la renvoyer ou l’annuler, selon le cas.
Conseils Pratiques : Si vous souhaitez fournir à vos voyageurs invités des renseignements supplémentaires sur les réservations dans Melon, envoyez-leur notre article pratique Invitations de voyage pour invités – Réserver mon voyage